Les 5 étapes clé dans le processus de saisie des demandes de congé

La saisie des demandes de congés se déroule en 5 étapes qu’il est nécessaire de bien apréhender :

1. Saisie des demandes de congés (navigateur ou application mobile)
2. Validation des demandes par le manager
3. Calcul du Reste à Prendre du salarié
4. Suivi global en temps réel

Envoi des données vers le logiciel de paye

1- Saisie des demandes de congés

Le salarié saisit sa demande de congés (congés en ouvré, ouvrable, calendaire, heure) dans le planning individuel ou partagé des congés au travers d’un simple navigateur web ou d’une application mobile compatible Android et IOS.
Un logiciel calcule ensuite automatiquement la durée des congés déjà pris et le solde restant à prendre en fonction des contraintes légales du pays, de la convention collective et des accords d’entreprise.

Sa demande est alors soumise à son manager.

2- Validation des congés, envoi des décisions au salarié et calcul en temps réel de son Reste à Prendre

Une fois la demande posée par le salarié, le manager reçoit en temps réel la notification par mail et dans l’application mobile.
Il peut alors

• Visualiser le planning des congés
• Valider ou pas les demandes de ses collaborateurs au bureau ou sur son Smartphone s’il est en déplacement

3- Mise à jour des soldes de congés

A l’instant où le manager valide la demande, le solde individuel du salarié est calculé en tenant compte de la législation du pays dans lequel il travaille. Les données sont horodatées dans le compteur et archivées.

Le salarié reçoit un mail et une notification dans son application mobile qui l’informent de la décision de son manager et du nombre de jours de congés qui lui restent à prendre

Le planning des congés de l’équipe et de l’entreprise sont recalculés automatiquement

4- Export des données vers votre logiciel de paye

En fin de mois, vous envoyez les données en vue de la préparation des bulletins de paye des salariés. Cette étape constitue l’aboutissement du processus de saisie des demandes de congés et d’absences.

5- Consolidation et archivage des informations

Vient la phase de synthétisation et d’archivage des informations des demandes d’absence, des prises de congés et des compteurs pour les analyser en ligne à tout moment.

Ces informations sont accessibles sans limitation de durée pour calculer les soldes de tout compte, pour régler un contrôle fiscal ou apporter une preuve dans un conflit aux prud’hommes.

Elles sont tracées et horodatées (compteurs à date, historique, détails des mouvements, traçabilité). Elles peuvent être envoyées de façon automatique ou manuel vers un outil de big data et votre Système d’Information