Dématérialisez tout le cycle de vie de votre collaborateur dans le « Dossier Salarié » !

Le « Dossier Salarié » constitue à la fois le socle de données de votre environnement SIRH et la passerelle d’échange entre les collaborateurs et votre administration du personnel.

Au travers du module « Dossier salarié », il est possible de donner la main à vos collaborateurs dans la mise à jour de leurs données personnelles en accord avec le RGPD. Vous paramétrez de manière fine l’accès en lecture, lecture/écriture, à tout ou partie des données de la fiche du collaborateur. L’administrateur est notifié par mail pour validation et application définitive. Chaque action de modification est tracée et historisée dans un journal d’évènements accessible.

Prenons l’exemple de votre salarié qui déménage : Elle ou il se connecte à son « Dossier Salarié », elle / il met à jour sa nouvelle adresse personnelle, vous êtes automatiquement notifié de la modification et vous pouvez en toute sérénité valider.

La fiche collaborateur du « Dossier Salarié » comprend 40 Champs : nous pensons que c’est exhaustif et représentatif du cas général, néanmoins vous conservez la possibilité d’ajouter des données personnalisées que vous pourrez regrouper par familles. Une entreprise disposant d’une flotte de véhicules pourra décider de renseigner les plaques d’immatriculation de chaque collaborateur. Comme pour toute fonctionnalité Azuneed RH, le circuit de validation de chaque donnée personnelle est hiérarchisable sur plusieurs niveaux.

 

Navigation dans le « Dossier Salarié »

Nous avons conçu le « Dossier Salarié » en respectant l’identité graphique et ergonomique des autres modules d’Azuneed RH :

  • Menu d’accès générique au « Dossier salarié »
  • Menu d’accès à l’inventaire des données disponibles pour l’ensemble des salariés
  • Menu d’accès au journal des modifications des données personnelles de chaque collaborateur

 

  • Menu de paramétrage des données, des groupes et des visibilités sur les données personnelles

 

Vos données sont désormais regroupées en 3 grands groupes, le tableau ci-dessous récapitule le contenu de chaque groupe :

  • Groupe “Données personnelles” : ce sont les données standards et propres à chaque salarié
  • Groupe “Données systèmes” : ce sont les données qui permettent d’établir la relation entre la solution Azuneed RH et votre logiciel de Paie
  • Groupe “Données personnalisées” : ce sont les données que vous créez pour gérer les spécificités de votre organisation

Les libellés de ces groupes sont personnalisables et vous avez la latitude d’en créer autant que vous le souhaitez.

Libellé du groupe

Accès lecture/écriture

Données incluses
Données personnelles  

  • Salarié : Lecture/écriture
  • Resp.RH : Lecture/écriture
 Nom, Prénom, Enfants, Adresse, Téléphones, Sexe, IBAN, Photo, Langue

 
Données systèmes
  • Resp.RH : Lecture/écriture
 Matricule, Type de contrat, Qualification, Nationalité, Echelon, Catégorie, Fuseau horaire, Date d’embauche, Date de départ, Salariés rattachés, Visibilité sur les données utilisateurs, Coût horaire, Situation maritale, Email, Titre restaurant, Niveau, Contrat de travail, …

(Liste non exhaustive)

 
Données personnalisées Reprise des droits historiques : lecture/visibilité existantes Reprises de vos données respectives

 

 

Via le menu « Gestion des visibilités », vous pouvez paramétrer les droits en lecture/écriture de chacune des données du tableau, y compris des données personnalisées que vous aurez créées vous-même. Chaque donnée se verra appliquer une visibilité par défaut régie par les règles relatives à l’accès en lecture, lecture/écriture.

Tableau récapitulatif des nouveaux menus d’accès

Ce tableau vous sera utile si vous gériez des données de vos salariés antérieurement à la publication du « Dossier Salarié »

Avant

Maintenant
Accès au module « Dossier salarié » Menu > Annuaire et dossier salariés Menu > Dossier salarié > Suivi du dossier salarié
Accès au module « Dossier salarié » dans la fiche du salarié Fiche du salarié > Onglet « Suivi dossier salarié » Fiche du salarié > Onglet « Historique des données RH »
Paramétrage du dossier salarié : Ajout/modification des données du dossier salarié

 

 Menu > Annuaire et dossier salariés > Roue crantée Menu > Gestion > Dossier salarié > Gestion des données RH

 
Paramétrage du dossier salarié : Paramétrage des visibilités et règles

 

 Menu > Annuaire et dossier salariés > Roue crantée > Paramétrage des droits et visibilités Menu > Gestion > Dossier salarié > Gestion des visibilités

 
Paramétrage du dossier salarié : Paramétrage des groupes de données « Données personnelles, Données salaires, … »

 

 N’existe pas Menu > Gestion > Dossier salarié > Gestion des groupes

 
Paramétrage du dossier salarié : Workflow de modification des données RH

 

 N’existe pas Assistant de paramétrage > Etape 6 « Circuit de validation » > Onglet « Circuit de validation des données »

 

Points de vigilances

La création du « Dossier Salarié » vous confère un grand pouvoir qui implique de grandes responsabilités.

 Vous aviez créé des données personnalisées, dont la désignation est identique aux nouvelles données RH que vous apportent le « Dossier Salarié » comme par exemple : « Contrat de travail » et/ou « Bulletin de salaire ». Pas de panique, chaque champ est intégralement conservé ; en revanche, vous pouvez nous solliciter pour opérer une fusion qui évitera toute confusion 😉

Vous aviez fait le choix de masquer certaines données que vous jugiez confidentielles en renommant les libellés. Cette action de contournement n’est plus nécessaire du fait de la généralisation des règles de visibilité.

Pour toutes questions sur la publication du « Dossier Salarié » n’hésitez pas à nous solliciter via les canaux habituels :