Comment préparer ma paie efficacement dans les temps avec un logiciel SIRH

Quand la fin de mois approche, vient la question de la préparation des bulletins de paie, une obligation pour toute entreprise possédant des salariés.

Selon la taille de l’entreprise, la gestion de la paie peut être externalisée auprès de cabinets d’experts-comptables, comme c’est le cas pour les petites entreprises, et plus celle-ci possède des salariés et plus le choix de l’internalisation auprès d’un gestionnaire devient nécessaire pour des raisons de coûts.

Dans tous les cas, se pose la question de récupérations des éléments variables de paie nécessaires à la préparation des bulletins et cela peut rapidement devenir un vrai casse-tête pour le gestionnaire RH.

Classification des données variables de paie

Les données variables constituent des informations permettant le calcul du salaire de fin de mois du salarié et peuvent être classées en 2 grands groupes :

• Données dites « constantes »
• Données dites « variables »

Parmi ces données, on retrouve souvent :

• Les données liées à l’absence :
  • Absence rémunérée,
  • Absence non rémunérée
• Les données variables :
  • Primes d’ancienneté, primes exceptionnelles, primes pour objectifs, …
  • Les heures supplémentaires, les heures majorées, les heures complémentaires, …

Souvent, le gestionnaire RH est dépendant de tiers pour la récupération de ces informations :

• Les données congés, absences, … : par les salariés eux-mêmes
• Les données concernant le temps de travail : par les salariés et leurs responsables
• Les données primes et autres : par les managers ou responsables d’équipe qui affectent à leurs collaborateurs des primes

Beaucoup d’informations à recenser qui peuvent engendrer une latence importante dans le traitement et la préparation des bulletins entre les allers-retours incessant cela peut vite devenir un vrai casse-tête pour le gestionnaire de paie.

Heureusement qu’aujourd’hui des solutions existent pour permettre au gestionnaire un gain temps indéniable.

La récupération des données congés et absences

Ces logiciels sont conçus dans le seul but de décharger le gestionnaire RH et/ou de paie en rendant autonomes les salariés dans l’accès à leurs données RH. En effet, à travers un portail, chaque salarié accède à son propre espace personnel à partir duquel il va pouvoir consulter ses soldes, consulter le planning de congé et d’absences de ses collègues et surtout poser ses demandes et se les faire valider. Dès lors, le logiciel prépare les données nécessaires à l’établissement des bulletins de paie pour le mois en cours. Les données sont calculées et mises à jour en temps réel.

La récupération des données variables : Primes, Tickets restaurants, …

En plus des congés et des absences, ces logiciels peuvent permettre à chaque responsable d’équipe de pouvoir, dans le logiciel, saisir les primes et diverses variables des membres de leur équipe. Afin d’être dans les temps, ces logiciels peuvent aussi vous permettre de programmer des rappels en direction des différents acteurs afin de ne plus rien oublier. Vous pourriez par exemple programmer, tous les mois des primes que pourraient faire bénéficier un manager à son salarié. Des rappels préalablement programmés sont alors envoyés aux différents acteurs afin de leur permettre la saisie de ces informations. Le gestionnaire garde la maîtrise puisqu’il a accès à tout moment à ces informations et notifiés en temps réel. D’autres cas d’utilisation peuvent être évoqués, par exemple la possibilité, pour le salarié, de directement joindre sa mutuelle ou bien encore sa pièce d’identité directement depuis son espace personnel proposé par la solution.

La récupération des variables liées au temps de travail

Les heures supplémentaires et autres temps de travail au delà du contingent horaire constituent aussi des éléments variables de paie. Les récupérer n’en est pas moins un casse-tête. Mettre en place un logiciel SIRH dans l’entreprise permet aussi ce gain de temps indéniable.

Chaque salarié peut saisir ou non son temps passé, les managers ou responsables d’équipe valident, le logiciel calcule automatiquement le différentiel des heures à envoyer dans la paye. Les calculs de repos compensateur, d’heures à récupérer sont aussi réalisés automatiquement par le logiciel.

La charge de travail du gestionnaire se retrouve alors considérablement réduite et les données prêtes dans les temps.

Paie prête dans les délais et envoi en un clic

Que vous réalisez vous-même votre paie ou bien que celle-ci soit sous-traitée, vous maximisez vos chances de boucler votre paie dans les délais avec la réduction de risque d’erreur.

30% de gain de temps pour toute l’entreprise et ses salariés

C’est désormais prouvé, près de 30% de charges de travail en moins dans la réalisation de ces tâches chronophages et un gain de temps pas seulement pour le gestionnaire de paie, mais aussi et surtout pour chaque salarié de l’entreprise.

Ces données, une fois prêtes, sont ensuite :

• Soit envoyer à votre prestataire de paie pour la réalisation des bulletins
• Soit injecter directement, sans ressaisie aucune, dans votre logiciel afin de réaliser les bulletins de paie

La majeur partie des SIRH s’adaptent aux principaux logiciels de paie en vous mettant à disposition des données facilement intégrables en paie.

Une paie dans les délais c’est moins de stress et des salariés plus heureux