Les 5 clés du succès pour passer au bulletin de salaire dématérialisé

Depuis la loi du 12 mai 2009 Modifiant les articles L.3243-2 et L.3243-4 du Code du travail, l’entreprise a le droit de remettre, avec l’accord du salarié, les bulletins de salaire de leurs salariés au format électronique.

La loi Travail du 1er janvier 2017 vient appuyer ces articles en faisant de l’e-bulletin la règle par défaut. C’est à dire, que le chef d’entreprise peut décider, après notification d’au moins 1 mois aux salariés, de procéder à la remise des bulletins de salaire au format dématérialisé, sauf avis contraire du salarié qui pourra communiquer son refus, auquel cas, il continuera de recevoir ses bulletins au format papier. A l’inverse, le salarié ne peut exiger de son employeur le bulletin au format numérique.

Dans tous les cas, la dématérialisation du bulletin de salaire n’est pas obligatoire. Cependant, dans le cas où vous opteriez pour le bulletin de salaire dématérialisé, certaines obligations légales vous seront demandées de respecter (Garanties de l’intégrité, durée de conservation, confidentialité des données, accessibilité au CPA, cf. autres articles Azuneed RH sur le sujet).

Azuneed vous livre les 5 règles d’or à respecter pour vous aider à passer dans l’ère de l’e-bulletin avec vos salariés.

1- Rassurer vos salariés en garantissant la pérennité

Un salarié qui opte avec son employeur pour le choix d’un bulletin de paie dématérialisé voudra une garantie d’accès de son bulletin sur plusieurs années. Également, votre salarié souhaitera être rassuré par le fait de pouvoir accéder à ses documents dématérialisés même en changeant d’employeur, ainsi, tout au long de son parcours professionnel.

2- Garantir la confidentialité

L’aspect sécurisé est un facteur non négligeable pour votre salarié qui souhaitera la garantie que son bulletin de salaire ne soit pas accessible par toute autre personne et donc hébergé de manière sécurisée par des tiers de confiance, soit dans un coffre-fort électronique, soit distribué par le biais d’un canal sécurisé que pourrait être le mail sous forme de PDF signé qui garantit l’intégrité du document ainsi que son émetteur.

Le distribuer dans un coffre-fort électronique permet de rassurer votre salarié et de vous permettre d’être en accord avec la loi qui demande à ce que le coffre-fort soit lié au Compte Personnel d’Activité du salarié.

3- La mobilité du salarié

Un salarié qui accepte de passer dans l’ère du numérique, souhaitera que son bulletin de salaire soit accessible depuis n’importe où avec n’importe quel type de support : ordinateur, tablette, téléphone portable, mais aussi depuis un autre appareil fourni par mon nouvel employeur. Cette mobilité lui donnera ainsi le sentiment de liberté dans ses choix.

4- Laisser votre salarié choisir

L’un des facteurs clés de tout changement, c’est d’impliquer vos salariés dans ce changement pour vous et pour eux en mettant en avant tous les avantages, entre autres, de liberté. Ainsi, le salarié pourra choisir, dans un premier temps, de continuer au format papier et petit à petit, sera ou pourra être séduit, à son rythme, par ce nouveau mode d’usage. D’où l’intérêt pour vous, de choisir un fournisseur de coffre-fort électronique qui pourra vous proposer plusieurs canaux de mise à disposition des bulletins.

5- Accompagner au changement

On ne le dira jamais assez, comme cité plus haut, tout changement émet naturellement des doutes et des résistances, c’est le propre de l’Homme.

Ainsi, menez une vraie politique de changement en démontrant les bienfaits du passage au bulletin dématérialisé, et pour le salarié, et pour l’environnement, et pour l’entreprise elle-même. Plus le message sera clair et limpide, plus les chances de réussite seront grandes. Menez une vraie politique de gestion de projet en impliquant le salarié lui-même, en le rendant acteur dans cette phase de transition inéluctable où tout le monde a à y gagner.

Les avantages du passage au bulletin de salaire dématérialisé

Pour vous aider, nous avons listé ci-dessous quelques avantages du passage au bulletin dématérialisé

Les avantages pour le salarié :

• Distribution automatique et accès à tout moment quel que soit l’endroit, l’entreprise dans laquelle il se trouve, tout au long de sa vie professionnelle.
• Un bulletin de paie dématérialisé, via un relais sécurisé et certifié possède la même valeur juridique qu’un format papier, mais avec tous les avantages du stockage et d’archivage
• Un accès à vie par le salarié dans un environnement personnel où seul le salarié y a accès et aucune autre personne.
• La simplification des démarches administratives et la réduction des délais

Les avantages pour l’entreprise :

• La réduction des coûts de traitement des bulletins de salaire : plus besoin d’imprimer, d’acheter de l’encre, de frais de postages, gain de temps et rapidité de récupération des données archivées
• Les traitements sont accélérés, plus de perte de temps tout est fait dans les délais
• La réduction des risques de conflits car tout est tracé et archivé
• Une action positive pour l’environnement car plus besoin d’imprimer des papiers pour le plus grand bien de notre planète !
• Une image plus moderne pour votre société avec les nouvelles générations de Geek !

Azuneed RH vous permet, grâce à son module « Suivi dossier salariés » de stocker et archiver tous types de documents (contrat de travail, formation, entretien annuel, revue de contrat, visite médicale) en plus du bulletin de salaire, dans un espace sécurisé.