Organisation du planning des congés et des absences pendant les vacances d’été. Êtes-vous prêt ?

C’est bientôt les vacances d’été, il faut s’organiser pour ne pas retrouver l’entreprise dépouillée de tous vos salariés. ça communique dans les couloirs, entre 2 verres de café pour s’organiser sur la pose des congés. Chacun y va entre les Doodle, les agendas Google partagés, les fichiers Excel, on y passe beaucoup de temps.

Pourquoi ne pas profiter de ces vacances pour automatiser la gestion du planning des congés et absences de vos salariés dans votre entreprise ? Nous allons vous donner 5 arguments qui vous permettront surement de vous rendre compte de tous les avantages à automatiser la gestion des absences de vos salariés.

Planning des congés et des absences

Chaque salarié accède à son planning partagé avec son équipe d’appartenance. Les membres d’un même service s’organisent alors en fonction des absences des collègues. Les projections des absences peuvent ainsi se visualiser directement depuis l’application. Ces équipes peuvent être sur des sites géographiques distants, nul besoin d’être dans le même bureau. L’organisation se fait à distance, chacun consulte en toute autonomie le planning de présence de ses collègues.

Certains SIRH proposent des intégrations avec vos calendriers opérationnels sur Microsoft Outlook ou bien Google Agenda. Concrètement, vos salariés posent leurs congés ou leurs absences depuis le planning des congés du SIRH et ceux-ci sont envoyés directement sur les calendriers externes. Cela s’avère très pratique lorsque vous souhaitez superposer les absences avec des calendriers opérationnels.

Un planning des congés et absences à jour consultable par tous les salariés

Calcul et contrôle automatique des soldes de congés payés

Chacun de vos salariés accède à son espace personnel à partir duquel il consulte ses compteurs de congés payés, ses compteurs de RTT, ses absences de type « Récupération », et ce, sans qu’il n’ait besoin de demander à ses responsables. Depuis son application mobile, en déplacement, au bureau, il consulte ses absences déjà posées et s’organise pour ne plus se retrouver avec des jours posés en trop.

Le logiciel fait le contrôle de solde de congés payés, solde de RTT suffisant avant de permettre au salarié de poser sa demande. Certains logiciels permettent la prise de congé par anticipation, offrant ainsi une certaine souplesse aux salariés et à l’entreprise.

Un contrôle de solde et des acquisitions automatiques de droits

Validation par les managers ou responsables d’équipe

Les demandes posées par les salariés sont soumises à validation par les managers. Qu’ils soient en déplacement ou en bureau, ces managers peuvent accéder à tout moment, depuis leur application mobile, au planning de ses équipes, puis valider la demande. Il peut être amené à échanger avec les membres de son équipe afin de trouver le meilleur compromis de validation et organiser ainsi les plannings.

Certains logiciels proposent la possibilité de mettre en place des règles d’astreintes, faisant en sorte de contrôler en temps réel un nombre minimum de salariés présents dans l’entreprise. Ces règles sont appliquées au moment de la soumission à validation de la demande de congé par le salarié, évitant ainsi des allers-retours infinis entre le responsable de validation et le salarié.

Une validation contrôlée par les responsables d’équipes

Préparation des données de paie

Certains logiciels SIRH vont plus loin pour vous proposer d’envoyer les données vers votre logiciel de paie (Sage, CEGID, EBP, Quadratus, SILAE). En effet, via une intégration automatique, vous avez la possibilité, en simple clic, d’envoyer les absences et les congés posés à votre service qui se charge de la paie de vos salariés. Que cette paie soit effectuée en interne ou bien sous-traitée à un tiers, le logiciel est capable de s’adapter.

De plus, certains SIRH peuvent vous proposer de traiter toutes les notions d’éléments variables de paie que sont : Les primes, les avantages en nature, les paniers repas. Cela vous permet de centraliser toutes ces informations dans un seul et même logiciel.

Une garantie d’une paie prête dans les temps

Gain de temps et réduction des risques de litiges

Automatisez la gestion des congés et absences via un planning partagé par l’entreprise vous permet de gagner environ 30% de votre temps. Cela ne concerne pas seulement le service RH, mais c’est l’ensemble de l’entreprise qui est concerné. Aussi, vos salariés sont responsabilisés dans la gestion de leurs absences.

30% de gain de temps en moyenne pour une entreprise

Au delà de ce gain de temps, c’est aussi, une garantie de réduction de risques de litiges. En effet, tous les échanges sont horodatés et tracés dans la solution, les actions sur les demandes, les débits/crédits sur les compteurs, les personnes ayant effectuées ces actions,bref, c’est l’ensemble du processus même qui est journalisés. Ainsi, les contrôles étant effectués par le logiciel, les acquisitions, le respect des règles légales, vous vous prémunissez en réduisant nettement ces risques.