SIRH, attention au surdimensionnement

Un SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines) est un logiciel applicatif contenant une panoplie de fonctionnalités devenues aujourd’hui essentielles à la gestion des salariés dans une entreprise.

À l’ère du digital, mettre en place un SIRH au sein de votre entreprise est aujourd’hui une évidence et apporte un bénéfice et un gain de temps largement démontrés.

A titre d’exemple, une entreprise de 100 salariés perd en moyenne le temps d’un équivalent temps plein dans la gestion des plannings des congés sans parler des risques de litiges

Attention cependant, pour mettre en place ce type de solution, il est important, de bien mesurer les risques potentiels liés à sa sous-évaluation. Ainsi, pour garantir le succès de la mise en place de votre SIRH, il est nécessaire de respecter certaines règles afin de ne pas tomber dans le piège d’un SIRH « tout-en-un », celui qui vous promet une couverture fonctionnelle à 100% et qui, in fine, pourrait induire des coûts importants pour votre entreprise avec un effet complètement inverse du but initial. Pour ce faire, une étude préalable, aussi minimaliste soit-elle, est importante à sa bonne mise en œuvre.

Qualifiez/cadrez votre besoin, raisonnez module par module

• Décrivez votre organisation, votre entreprise, identifiez ce pourquoi vous avez décidé de mettre en place un SIRH : perte de temps, génération tardive des bulletins de salaires, vision non unifiée de l’entreprise, risques d’erreurs ;
• Raisonnez processus par processus, module par module
• Identifiez les différentes typologies d’acteurs qui interviennent dans le processus RH : le salarié, le responsable d’équipe (le manager), l’assistante RH, le responsable RH, la Direction
• Ces acteurs identifiés doivent être en mesure d’intervenir dans la phase de votre projet

Pensez à vos salariés, attention à l’effet « big-bang »

Une fois le besoin qualifié et les acteurs identifiés, pensez périmètre fonctionnel nécessaire. Mettre en place une solution implique pour l’entreprise et ses salariés de nouvelles habitudes. Le salarié est alors partie prenante de ce nouveau mode de fonctionnement et est directement concerné. Il est donc fortement conseillé de procéder par étape, module par module, afin de laisser le temps aux salariés de s’adapter.

Beaucoup d’entreprises ont tendance à vouloir tout automatiser dès le début sans vraiment mesurer les impacts que cela pourrait avoir en interne. En effet, le risque que les salariés se braquent peut constituer un frein à ce changement, d’où l’importance d’identifier les processus les plus simples et les plus chronophages.

Pensez autonomie, agilité, scalabilité, réversibilité, attention aux solutions fermées

Lorsque vous évaluez une solution SIRH, assurez-vous d’avoir la réponse aux quelques questions suivantes :

• Les mises à jour fonctionnelles sont-elles incluses ?
• Puis-je faire évoluer le paramétrage au gré des changements de  mon entreprise ?
• Ai-je la main sur TOUT le paramétrage ? Suis-je vraiment administrateur ou bien faut-il à chaque fois soumettre la demande au SAV de l’éditeur de logiciel au risque de me voir facturer des surcoûts ?
• Cette solution est-elle ouverte ? A-t-elle une VRAIE api ? Est-elle interfaçable avec d’autres logiciels comme la paye, la comptabilité ?
• Est-elle RGPD compliant ? Est-elle sécurisée ?
• Suis-je engagé contractuellement ?
• Cette solution est-elle réversible, c’est à dire permet-elle de récupérer mes données sous un format réutilisable ?

Méfiez-vous des solutions « tout-en-un »

Il ne faut pas croire que la solution englobant tous les processus RH ou du moins répondant exactement aux processus exigés par la gestion de vos salariés existe sur le marché. Vous risquez de vous retrouver avec une solution très compliquée et non ouverte vers l’extérieur.

Bien que répondant à la plupart des besoins en termes de gestion des ressources humaines, les offres logicielles ne pourront – dans bien des cas – pas rivaliser avec les solutions spécialisées, dites best-of-breed, à savoir celles connectant un certain nombre d’applications entre elles, chacune spécialisée dans leur domaine.

« Si le logiciel ne peut pas couvrir l’ensemble des besoins en matière de GRH, il faut faire attention à ne pas opter pour un logiciel surdimensionné qui risque d’induire des coûts disproportionnés par rapport à ce que l’entreprise sera en mesure de supporter »