Tout savoir sur l’entretien professionnel

Au cours de la vie en entreprises, managers et collaborateurs sont fréquemment amenés à se retrouver en entretiens. Dans cet article, nous allons nous intéresser à un entretien en particulier : L’entretien professionnel. Souvent confondu, parfois flou, nous vous proposons de faire la lumière sur cette étape cruciale à toute carrière, mais aussi cruciale à toute entreprise. Vous saurez donc tout de l’entretien professionnel après avoir lu cet article.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire, arrivant tous les 2 ans, et ayant pour objectif de rassembler le salarié et l’employeur autour d’un même objectif : les perspectives d’évolution professionnelle et les formations pour y contribuer.

Ce rendez-vous, dont l’initiative est à la charge de l’employeur, concerne toutes entreprises et est règlementé par le code du travail, à l’article L6315-1 plus précisément.

Il n’est pas question ici d’évaluer le travail du salarié ni les conditions de travail comme avec l’entretien annuel mais de voir les possibilités d’évolution dans la carrière du collaborateur, ses possibilités de formation, voire de réorientation.

Pourquoi réaliser un entretien professionnel ?

Ici, la volonté est d’accompagner les collaborateurs dans l’étude :

• des qualifications, par son parcours et ses activités,
• des acquis de l’expérience,
• de l’activation ou non du Compte Personnel de Formation,
• des potentiels abondements au compte par l’employeur,
• et enfin de l’accès au Conseil en Évolution Professionnelle, qui peut se présenter sous la forme d’un suivi par des conseiller, afin de l’accompagner dans ses perspectives d’évolution professionnelle.

Tous ces points et ce qu’il en sera conclu, doivent être compilés et rédigés, puis présentés au collaborateur, pour qu’au terme de l’entretien, une copie lui soit remise.

Cela entrainera un second type d’entretien professionnel, tous les 6 ans, qui sera un retour sur les précédents entretiens et aura pour objectif de déterminer si le salarié concerné aura :

• suivi une formation,
• acquis des certifications, que ce soit par le biais de formations, ou en ayant acquis de nouvelles expériences,
• ou bien bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Et qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Ayant pour objectif d’offrir un instant d’échange autour des perspectives d’évolutions professionnelles entre les collaborateurs et leurs entreprises, tous les collaborateurs sont concernés par l’entretien professionnel. Cependant, il faut envisager quelques exceptions.

De plus, il ne faut pas oublier que l’entretien professionnel ne bénéficie pas uniquement aux collaborateurs mais aussi à l’entreprise.

L’entretien professionnel pour tous les collaborateurs de plus de 2 ans d’ancienneté

Lors de son arrivée dans une entreprise, chaque nouveau collaborateur doit être prévenu et informé au sujet de cet entretien. L’entretien ayant lieu tous les 2 ans, sont concernés les collaborateurs sous contrat comprenant cette durée, excepté certains cas, tels que :

• les collaborateurs mis à disposition par des entreprises d’accueil,
• et les collaborateurs intervenants dans le cadre d’opérations de sous-traitance ou les intérimaires.

Mais l’entretien professionnel n’intervient pas seulement tous les 2 ans. En effet, l’entreprise est chargée d’en organiser un après une période d’absence ou de réduction d’activité, quand bien même cela interviendrait moins de 2 ans après le précédent entretien.

Cet entretien peut donc intervenir au retour de périodes telles que :

• un congé maternité,
• un congé parental d’éducation,
• un congé de proche aidant,
• une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés,
• un congé d’adoption,
• un congé sabbatique,
• une période d’activité à temps partiel, qui peut intervenir après un congé de maternité ou d’adoption,
• un arrêt de travail pour longue maladie,
• un mandat syndical.

L’entretien professionnel pour l’entreprise

Si les collaborateurs sont aussi concernés par cet entretien, l’organisation de ce dernier revient à l’entreprise. C’est en effet à l’entreprise d’organiser cet échange ainsi que d’en compiler les informations pour ensuite les partager avec le collaborateur.

L’entretien professionnel n’a pas seulement pour objectif de bénéficier aux collaborateurs mais aussi à l’entreprise. Il permet de déterminer les atouts de chaque collaborateur, les possibilités d’expansion de l’entreprise, les intérêts que représentent les formations, observer les motivations et les difficultés, etc… Il est donc important de bien le préparer.

La réussite de cet entretien dépend de l’implication de chacun des acteurs. Pour la préparation de cet entretien, il n’y a pas d’obligation, peu importe la taille et les moyens à disposition de l’entreprise. Tout rôle au sein de l’entreprise peut se voir confier la charge de l’organisation, que l’on soit Chef d’entreprise, Gestionnaire des Ressources humaines, Responsable de formation, Manager …

Cependant, pour que cet entretien bénéficie à tous, assurez-vous que la personne en charge de l’entretien ait une bonne connaissance des métiers de l’entreprise, des possibilités et des modalités d’accès aux formations, ainsi que de l’environnement et des activités de l’entreprise.

Comment se déroule l’entretien professionnel ?

La manière dont se déroule l’entretien professionnel ne fait pas l’objet d’obligation ou d’impératif. Seule la planification de ce dernier fait l’objet d’un impératif : leur organisation sur le temps de travail, et ce distinctement de l’entretien d’évaluation, ou de tout autre entretien.

Ainsi, chaque entreprise définit librement les conditions de déroulement des entretiens professionnels, tant au niveau de ceux qui l’organisent, qu’au niveau de sa structuration. Cependant, afin que ce dernier se passe dans les meilleures conditions, il est intéressant de le structurer et de l’organiser.

Sachez tout d’abord que ce doit être organisé sur le temps de travail effectif. Prévoyez 1h à 1h30 afin que tous les sujets puissent être abordés de manière explicite. Assurez-vous que le temps consacré soit prévu avec suffisamment d’avance, afin que collaborateurs et organisateurs puissent se préparer.

Les salariés devront eux étudier, en amont, leurs expériences et les acquis obtenus au cours de leurs parcours professionnels, leurs points forts et leurs points faibles, ainsi que leurs projets professionnels, leurs ambitions, et les conditions de réalisation.

Pour les responsables de l’entretien professionnel, ce temps doit faire l’objet d’une étude :

• du plan de développement des compétences, afin de repérer les besoins en formation,
• des projets de l’entreprise, afin de trouver les liens avec ceux des salariés,
• des trajectoires professionnelles des salariés, afin d’observer ce qui peut être initié en matière de démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC),
• de différentes thématiques des Ressources humaines, telles que la santé au travail, la qualité de vie, la diversité, la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE)…

Cette préparation assure un échange au cours de cet entretien. Elle assure que toutes les opportunités soient envisagées, pour l’entreprise, ainsi que les collaborateurs.

Rappelez-vous que l’entretien professionnel a pour objectif d’entrainer des perspectives d’évolution pour les salariés, mais aussi pour les entreprises.

Quels sont les risques de ne pas réaliser l’entretien professionnel ?

Dans le cas d’un non-respect de la loi du 5 septembre 2018, les entreprises de plus de 50 salariés se verront dans l’obligation d’abonder le compte CPF des salariés concernés, et ce à hauteur de 3000 €. Ce non-respect peut se présenter sous différentes formes. Il y aura donc non-respect si un salarié n’aura pas bénéficié, au cours des 6 dernières années, d’une action de formation, d’acquisition d’éléments de certification, ou d’une progression salariale ou professionnelle. Il y aura aussi non-respect si ces entretiens et leurs issues ne sont pas répertoriés et compilés.

C’est pourquoi il est important de s’assurer de garder les informations développées et échangées au cours de cet entretien.

De la mise en place jusqu’aux retours, l’entretien professionnel demande une organisation importante, et une quantité de travail toute aussi impressionnante. Cependant, il existe aujourd’hui une solution pour cette délicate organisation : Les SIRH !

Un SIRH pour simplifier l’organisation de l’Entretien Professionnel

Entre l’organisation des différents entretiens, les compilations des échanges et leurs traçabilités, la mise en place des besoins en formation et souhaits de carrière, l’accompagnement des collaborateurs et le suivi de l’évolution des objectifs, tout cela présage d’une logistique et d’une organisation incroyables et délicates.

C’est pourquoi il peut être plus qu’intéressant de s’outiller : un bon SIRH, ou logiciel de gestion des ressources humaines, va vous permettre de simplifier toutes vos campagnes d’entretien.

Il s’agit donc d’un véritable outil de simplification et d’organisation :

• pour les collaborateurs, leurs permettant suivi et traçabilité des échanges, formulation des besoins et souhaits ;
• ainsi que pour les managers et responsables RH, permettant l’organisation et la structuration des différentes campagnes d’entretiens, la collecte de données RH importantes, il permettra enfin un suivi efficace et un accompagnement optimal pour l’évolution des collaborateurs et l’atteinte de leurs objectifs.

Avec le module Entretiens et Objectifs du SIRH Azuneed, simplifiez le suivi de vos entretiens et la gestions des objectifs de vos collaborateurs.

Vous souhaitez tester le Module Entretien & Objectifs d’Azuneed RH?