Pour tout savoir sur les logiciels de gestion des congés et des absences

Un logiciel de gestion de planning des congés et des absences automatise toute la gestion des congés de vos salariés via un planning partagé ou individuel et vous aide à la préparation, en fin de mois, des bulletins de paie.

Parmi les principales fonctionnalités attendues par un logiciel :

  • Calcul et contrôle automatique des droits à congés payés et tous autres compteurs d’acquisition
  • Vision via un planning des congés et des absences partagé (ou individuel)
  • Préparation des données de paie

 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de planning des congés et des absences ?

La gestion des congés et des absences, en apparence, peut paraitre simple, mais lorsque l’on rentre dans le détail, avec des règles de calcul (ouvrés, ouvrables, calendaires, heures), cela peut rapidement devenir un enfer pour le gestionnaire RH. De plus, avoir un planning des congés et des absences par équipe permet de faciliter grandement la répartition des équipes et assurer un service minimum pour l’entreprise sur différents services, différents sites, encore plus pour les entreprises avec des antennes et/ou localisations géographiques différentes.

Chaque salarié ayant accès à son propre espace personnel, peut, à tout moment, en toute autonomie, consulter ses compteurs de congés sans avoir à demander à sa hiérarchie. Cela permet de les responsabiliser dans la gestion de leur planning tout en y appliquant en amont des règles que vous aurez préalablement paramétrées dans la solution : Délai de prévenance, justificatif demandé, contrôle de solde suffisant, règles d’astreintes, …

En fin de mois, vous préparez votre paye dans les délais puisque votre logiciel RH met à jour les compteurs en temps réel et les demandes sont calculées automatiquement et prêtes à être intégrées dans votre paye.

Aussi, les données sont archivées à vie dans la solution et vous pourrez les retrouver en cas de litige ou contrôle de l’inspection du travail par exemple.

A qui est adressé un logiciel des congés ?

Par définition toutes les entreprises possédant des salariés ont a priori besoin d’un logiciel de gestion des congés, évidemment, moins l’entreprise possède de salariés et moins le besoin est important.

Ce sont tous les salariés de l’entreprise qui sont concernés par l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés : salarié, manager ou responsable d’équipe, chef d’entreprise, assistante RH ou responsable RH.

 

Comment marche un logiciel de gestion des congés ?

Les logiciels de gestion des congés et absences sont accessibles en ligne (logiciels web ou logiciels SAAS) à partir d’une connexion internet et d’un navigateur de votre choix. Le principe veut que chaque salarié accède à son propre espace personnel, et en fonction de son profil utilisateur, accède à un périmètre plus ou moins étendu de données :

  • Salarié : Accède à ses demandes de congés, ses compteurs de congés, son espace de données personnelles
  • Manager : Accède au même titre que le salarié à ses données y compris les demandes de congés et d’absences des salariés membres de son équipe pour lesquels il est en charge de la validation
  • Administrateur : Accède à toutes les données du logiciel mais aussi au paramétrage

Une des grandes forces d’un logiciel SIRH est sa souplesse de paramétrage et son adaptabilité à l’entreprise et son organisation.

Certains logiciels proposent aussi des applications mobiles à partir desquelles le salarié peut aussi accéder à ses informations et poser ses demandes. Un exemple d’étapes type peut se décliner de cette façon :

  • Le salarié se rend sur son navigateur ou son application mobile où il renseigne ses identifiants : login et mot de passe
  • Une fois connecté, il consulte son solde de congés, puis, une fois sur le planning des congés, pose sa demande après avoir consulté les présences des autres membres de son équipe.
  • Le logiciel contrôle les règles : contrôle de soldes suffisant, autorisation de prise de congé par anticipation, nombre de personnes minimums nécessaires par service, …
  • Une fois ces règles validées, le logiciel envoi automatiquement une notification au responsable de validation (un 2e responsable, les gestionnaires RH par exemple, peuvent être sollicités pour valider définitivement la demande).
  • Les compteurs sont alors automatiquement mis à jour et les données préparées en temps réel pour la paie en fin de mois.

 

Alors à partir de combien de salariés, est-il nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion des congés ?

En général, il est préférable, dès le démarrage d’une entreprise de prendre les bonnes habitudes, d’autant que ce sont ces entreprises qui sont les plus fragiles et exposées aux risques de litige avec leurs salariés. Pour un mauvais calcul des compteurs de congés en défaveur du salarié vous pouvez vous retrouver aux prud’hommes. Savez-vous par exemple que le calcul des compteurs doit toujours être en faveur du salarié, arrondi à l’entier supérieur, gestion en ouvré, gestion en ouvrable, temps partiels à équivalent temps plein… Un logiciel de gestion de planning des congés et absences vous assure le respect de ces règles.

Évidemment, plus l’entreprise est importante et plus cela devient vitale d’automatiser.

Comment choisir son logiciel de gestion de planning des congés ?

Nous avons écrit un article en ce sens accessible ici. Voici en résumé les 5 fonctionnalités indispensables :

  1. Qu’il s’adapte à votre besoin et non pas l’inverse
  2. Qu’il possède un circuit de validation sur plusieurs niveaux
  3. Qu’il possède un planning de congés (partagé ou individuel)
  4. Qu’il possède un contrôle et un cumul automatique des compteurs de congés
  5. Qu’il puisse vous permettre d’envoyer vos congés vers la paye de façon automatisée

 

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