Les 5 fonctionnalités indispensables à la mise en place d’un logiciel de gestion des plannings de congés et absences

De plus en plus d’entreprises sont convaincues du passage inéluctable à l’ère de la digitalisation.

Au-delà de la digitalisation, c’est la question même de l’automatisation de tâches administratives à moins fortes valeurs ajoutées qui se posent. Les tâches chronophages qui rongent le quotidien des salariés diluent leur effort de travail et risquent de leur faire perdre, à certains moments, leur objectif.

Mais alors quelles sont les fonctionnalités indispensables à attendre d’un logiciel de gestion des congés ?

1- Qu’il s’adapte à votre besoin et non pas l’inverse

Le logiciel doit être largement paramétrable tant au niveau organisationnel qu’au niveau légal.

En effet, au niveau légal, il existe différentes catégories de congés et absences : ouvrés, ouvrables, calendaires, heures et avec pour chacune des règles légales qui doivent être paramétrables par le logiciel. Le cumul automatique et le contrôle des soldes de congés en temps réel doit faire partie intégrante de l’application.

Au niveau organisationnel, le logiciel doit pouvoir vous proposer de structurer votre entreprise avec la possibilité d’affecter des salariés à des services, des organisations. Il doit vous permettre d’affecter et respecter les liens hiérarchiques mis en place au sein de votre structure et ce, quel que soit le nombre de niveaux (manager N+1, manager N+2, …)

Tous ces éléments doivent vous permettre de définir un circuit de validation d’une demande de congés ou d’absences.

2- Qu’il possède un circuit de validation sur plusieurs niveaux

Le salarié qui pose sa demande de congés doit pouvoir la soumettre à validation à ses responsables hiérarchiques, qui eux-mêmes pourraient avoir des responsables. Ainsi, la demande de congés doit pouvoir transiter d’un valideur à un autre jusqu’à son approbation finale et autorisation pour le départ en congés du salarié.

Attention, toutes les demandes de congés peuvent ne pas être validées par le manager n+1 ; ainsi, le logiciel doit vous permettre de paramétrer des conditions d’activation d’un niveau de validation. Par exemple, vous pourriez souhaiter que les demandes maladie soient validées par le responsable RH (ou le chef d’entreprise) pour des raisons de traitements administratifs. Les autres demandes, elles, suivront le circuit de validation classique.

3- Qu’il possède un planning de congés (partagés)

Fonctionnalité importante d’un logiciel de congés, un planning doit pouvoir être partagé par l’entreprise. Cette fonctionnalité doit bien évidemment être paramétrable. En effet, vous pourriez souhaiter que le planning ne soit visible que par les salariés d’un même service, ou bien que le chef d’entreprise consulte le planning général de tous ses salariés.

C’est depuis ce planning  que le salarié pose leurs congés ou absences et que le manager valide. Il est donc important de faire le choix d’un planning ergonomique.

Aussi, autre élément important, qui ne ressort pas en général quand on fait l’inventaire des besoins pour l’acquisition d’un logiciel de congés, c’est le fait de pouvoir masquer l’affichage de la nature du congé ou de l’absence dans le planning. Par exemple, vous pourriez souhaiter que la nature de l’absence maladie ne soit pas visible par tous les salariés de l’entreprise.

4- Qu’il possède un contrôle et un cumul automatique des compteurs de congés

L’objectif premier de la mise en place d’un logiciel de congés, c’est l’automatisation du calcul et du contrôle des soldes de congés de chacun de vos salariés.

En effet, le logiciel doit pouvoir incrémenter automatiquement les compteurs respectifs de chacun de vos collaborateurs en fonction des contraintes liées à chacune des natures de congés ou d’absences :

• de la date d’embauche du salarié
• de ses éventuelles absences en maladie
• de ses changements d’horaires de travail (passage d’un temps plein à un temps partiel et inversément)

En bref, tous ses éléments ont un impact direct sur les cumuls automatiques des compteurs de congés qui doivent être pris en charge par votre futur logiciel de congés.

Autre point majeur, lors de la pose de sa demande de congés, le logiciel doit pouvoir faire des contrôles automatiques du reste à prendre et informer automatiquement le salarié sans que celui-ci n’ait besoin de s’adresser au responsable des ressources humaines. Les messages affichés par le logiciel doivent être le plus explicite possible et l’ergonomie la plus optimisée.

Dans certains cas, le logiciel doit pouvoir vous permettre d’autoriser vos salariés à partir en congés :

• par anticipation : c’est à dire, les droits que le salarié va acquérir dans le futur pour un départ en congés dans le présent
• ou par projection : c’est à dire, les droits que le salarié va acquérir dans le futur pour un départ en congés dans le futur

5- Qu’il puisse vous permettre d’envoyer vos congés vers la paye de façon automatisée

Le bout du bout du processus, c’est l’intégration des congés ou absences vers la paye. Cela vous permet de préparer votre paye dans les délais tout en réduisant le temps, les risques d’erreurs de ressaisies.

2 cas de figure se présentent :

1. Votre paye est internalisée
2. Votre paye est externalisée

Lorsque la paye est externalisée, le logiciel doit vous permettre d’extraire les données, au moins, au format Excel, que vous enverrez à votre prestataire. Attention à bien vérifier que le fichier contienne toutes les données et surtout que celui-ci soit exploitable (uniformité globale d’une ligne à une autre, d’une colonne à une autre. Autant de lignes que de demandes de congés ou d’absences)

Lorsque votre paye est internalisée, il est primordial, pour couvrir tout le processus d’automatisation, que votre logiciel de congés vous propose une interface paye. Il est important de bien vérifier que cette interface est paramétrable. En effet, on ne se préoccupe en général pas de ces questions au départ mais cela peut devenir rapidement un problème le jour où vous décidez de faire évoluer votre logiciel de paye : évolutions légales, rajout d’informations supplémentaires, … et que l’éditeur vous dise que cela nécessite un développement spécifique qui risque d’alourdir le montant de la facture initiale.

Voilà, vous êtes parés pour faire le choix d’un bon logiciel de gestion des congés qui vous permettra, à vous et à vos salariés de gagner du temps à vous concentrer sur votre coeur de métier. Entrez dans l’ère de la transformation digitale en automatisant certains processus administratifs.