Comment dématérialiser la gestion des entretiens professionnels ?
Comme le stipule la loi du 5 mars 2014, relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, l’entretien professionnel a pour but de responsabiliser l’employeur sur la formation des employés et l’impose comme obligatoire. Ainsi, de nouveaux dispositifs ont été mis en place afin d’accompagner les services RH dans la dématérialisation de la gestion des entretiens professionnels pour mettre en place une politique plus performante.
Pourquoi dématérialiser les entretiens professionnels ?
La mise en place d’un logiciel RH dédié à la gestion des entretiens professionnels (maillage interne) est une nouvelle étape pour les entreprises utilisant le format papier. La dématérialisation de la gestion des entretiens professionnels permet non seulement de gagner du temps et d’être plus efficace mais aussi de contribuer au partage de l’information entre les salariés et le service RH.
Améliorer le recueil d’informations
Une importante logistique doit être mise en place pour la préparation des entretiens rédigés à l’écrit. Des erreurs peuvent se glisser dans les documents ou encore, la perte de documents peut rendre la préparation plus longue. C’est pourquoi, la dématérialisation des entretiens à l’aide d’un logiciel SIRH permet de rassembler toutes les données sur une seule plateforme.
Un logiciel de gestion des entretiens permet aux salariés d’accéder facilement à leurs données ainsi qu’aux synthèses de leurs entretiens, à tout moment. Quant au manager, il peut facilement accéder à l’ensemble des évaluations d’un salarié afin d’observer son évolution professionnelle au cours des dernières années. Des fonctionnalités comme les statistiques ou encore, des graphiques sont souvent réalisables dans certains logiciels RH afin d’améliorer le pilotage de l’entreprise.
Contribuer à l’autonomie du salarié
L’utilisation d’un logiciel SaaS contribue à l’autonomie du salarié. Le salarié bénéficie d’un accès à ses données lui permettant de suivre l’avancée de son parcours professionnel. C’est pourquoi, il est amené à se responsabiliser dès le lancement d’une campagne. C’est à lui de remplir son auto-évaluation à tout moment dans le logiciel dans lequel les données seront sauvegardées (comptes-rendus, statistiques etc.)
Encourager le partage d’information
La dématérialisation de la gestion des entretiens professionnels simplifie le processus d’exploitation des données, habituellement effectué par les ressources humaines. La digitalisation des processus améliore également le partage d’informations entre le service RH et les managers (réponses au questionnaire, bilan d’entretiens, souhaits de formation etc.)
L’entretien professionnel selon le cadre légal
Comme le mentionne l’article L6315-1 du Code du travail : « A l’occasion de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Cet entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. Cet entretien comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience, à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle. »
La périodicité de deux ans peut être différente selon la convention collective.
Il concerne toutes les entreprises et tous les salariés. L’entretien professionnel permet :
- D’échanger sur la validation des acquis
- De connaître les perspectives d’évolution du salarié (formations etc.)
Les bénéfices d’un logiciel RH de gestion des entretiens professionnels
Un logiciel RH de gestion des entretiens professionnels présente des avantages pour le service des ressources humaines, pour les managers et pour les salariés. Le salarié peut obtenir des retours sur ses entretiens et faire ensuite part de ses souhaits d’évolution. Quant au service RH, il joue un rôle essentiel dans le processus des entretiens professionnels et entretiens annuels. Il doit vérifier que les entretiens obligatoires soient bien réalisés et que la stratégie d’entreprise soit bien respectée par les managers.
L’amélioration de la gestion des entretiens
Des logiciels SIRH 100% SaaS comme Azuneed, proposent une gestion des ressources humaines, indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, avec un module Entretiens & Objectifs favorisant une gestion complète des entretiens annuels et professionnels et la gestion des objectifs individuels et collectifs.
Une meilleure préparation des entretiens
Les logiciels de gestion des entretiens améliorent la préparation en amont des entretiens grâce aux différents dispositifs comme :
- Les campagnes d’entretiens incluant la préparation, la planification et le suivi
- La mise en place de questionnaires adaptés aux objectifs, aux métiers et profil des salariés
- Le développement des interactions avec d’autres fonctions telles que la gestion de la formation, la gestion de compétences etc.
- Un tableau de bord permettant de se concentrer sur l’analyse des résultats
- La suppression de tableaux Excel ou formulaire papier
- Des workflows de validation
La digitalisation de la gestion RH
De plus en plus sollicitée par les entreprises, la digitalisation de la gestion RH passe aussi par la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Elle permet d’identifier les besoins en ressources humaines. Ce dispositif aide également les entreprises dans leur gestion des processus RH afin de répondre aux attentes d’une entreprise à court et à moyen terme.
La dématérialisation des entretiens avec Azuneed
Azuneed RH, logiciel cloud de gestion des ressources humaines est composé d’un module entièrement dédié à la gestion des entretiens et objectifs. Simple d’utilisation, il assure une traçabilité des échanges entre le salarié et le manager. Le service RH peut alors structurer les campagnes d’entretiens et rassembler toutes les données RH. Le module se divise en 4 fonctionnalités servant à conserver l’historique des différents entretiens, à savoir :
Le formulaire d’entretiens
Il permet de créer des formulaires personnalisés et de paramétrer les questions en sections et typologie des réponses.
La campagne d’entretiens
La campagne d’entretiens sert à créer et piloter les campagnes ainsi que de sélectionner la population ciblée. Elle sert aussi à alerter les manager par le biais de notifications mail.
La réalisation de l’entretien
La réalisation de l’entretien est un paramétrage du circuit de traitement de l’entretien. Elle permet de stocker l’historique des entretiens et de procéder à l’archivage et à l’impression au format PDF.
Gestion & suivi des objectifs
Cette fonctionnalité permet de créer et mettre à jour les objectifs en gardant un suivi pour les équipes.
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