Comment choisir mon SIRH

 

Les SIRH deviennent des outils incontournables dans les entreprises à l’ère de la digitalisation, attention néanmoins à ne pas s’équiper de solutions surdimensionnées à vos besoins au risque de vous faire happer dans des complexités qui vont au-delà de vos moyens en termes de temps mais aussi en termes financiers.

Si le projet et les besoins ne sont pas assez cadrés en amont, vous risquez d’entrer dans un cercle vicieux en intégrant dans votre entreprise des solutions dites « usines à gaz » onéreuses et qui vous rendent dépendant de votre fournisseur dans son utilisation au quotidien.

Dans cet article, il sera question d’élaborer pour vous les règles d’or à suivre avant de faire le choix d’un fournisseur de SIRH.

 

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

 

Commençons par la définition du SIRH : Système d’Information des Ressources Humaines, soit l’ensemble des composants fonctionnels nécessaires à la gestion de vos salariés au sein de votre entreprise.

Parmi les fonctionnalités, on peut énumérer les principales :

  • La gestion du planning des congés et des absences : plannings à jour pour une vision d’ensemble des disponibilités des collaborateurs, compteurs congés mis à jour automatiquement, demandes de congés faciles à poser pour les collaborateurs, et à valider pour les responsables, données synthétiques exportables pour traiter la paye ensuite

 

  • Le suivi du temps et des activités : saisie du temps de travail, gestion des heures supplémentaires, reporting analytique, CRA. L’objectif ici est pour les managers ou responsables d’équipe de planifier le temps de travail de leurs équipes, de contrôler les heures supplémentaires éventuelles, et d’avoir une vision globale du réalisé versus le prévisionnel.

 

  • Le suivi du dossier du personnel, dossiers des salariés :
    • Alimenter et suivre l’ensemble des données professionnelles des salariés, leur vie au sein de l’entreprise, de leur embauche jusqu’à leur départ éventuel, en passant par tous les événements de leur parcours : contrats de travail, entretiens annuels, formation, gestion de compétences, visites médicales, primes, salaires, mutuelle, titres restaurant…
    • Pouvoir insérer et distribuer des documents (carte d’identité, contrat de travail, habilitations, arrêts de travail, bulletins de salaire….)
    • Paramétrer des alertes sur des échéances (par exemple fin de période d’essai), des événements à venir (entretiens annuels, visite médicale…) qui permettent au responsable RH de se « décharger » mentalement de cette planification

 

  • Le suivi du bien-être des salariés :
    • Recueillir le retour de vos salariés sur leur ressenti général dans votre entreprise : feedback sur la relation avec leur responsable, feedback environnemental
    • Comment garder les salariés pour éviter le départ des meilleurs éléments

 

 

Un SIRH pour tous vos salariés

 

L’essence même du SIRH est de contribuer à gérer efficacement vos salariés dans votre entreprise.  Mais  ce n’est pas tout, vos salariés deviennent eux aussi acteurs car ils contribuent à la gestion efficace en s’impliquant dans l’utilisation et l’enrichissement de la base de connaissances RH.

Vous l’avez compris, un SIRH n’implique pas seulement le personnel chargé des ressources humaines, mais aussi vos salariés qui ne sont plus simplement « spectateurs » mais aussi « acteurs » dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise.

 

 

Un SIRH partout

 

La mobilité dans les entreprises est devenue un enjeu presque obligatoire.

Beaucoup de solutions RH sont livrées avec des applications non adaptées à la mobilité. Or, de nos jours, il est nécessaire, voire indispensable d’avoir une solution qui vous permettent d’interagir avec vos collaborateurs à tout moment. Il vous faut donc privilégier les solutions dans le cloud avec des applications natives sur les différents stores existants.

 

 

Un SIRH simple, global et évolutif

 

Simple :

Cela paraît évident lorsqu’on lit le titre de ce chapitre, mais il existe de nombreux acteurs sur le marché qui commercialisent des logiciels réputés « usines à gaz ».

Ces solutions sont souvent très compliquées à paramétrer et la prise en main par vos collaborateurs peut vite devenir un frein à leur adhésion.

La solution choisie doit être facilement paramétrable et vous devez vous assurer d’avoir la maîtrise surTOUTES les fonctionnalités. En effet, certains fournisseurs vous « lient » à eux en vous rendant dépendant de l’assistance, quitte à vous facturer des prestations complémentaires sur le paramétrage de votre solution alors que ces mêmes fonctionnalités sont accessibles, sans surcoût, chez d’autres fournisseurs.

 

Seulement 80% des fonctionnalités listées dans l’expression de votre besoin initial seront finalement implémentées dans la solution retenue.

Un logiciel qui serait trop riches fonctionnellement sera souvent synonyme de solution « compliquée » et paradoxalement c’est cette richesse fonctionnelle qui contribue non seulement à obtenir un faible taux d’adhésion de la part de vos salariés, mais pire encore, deviendra très vite un gouffre financier car vous rendant dépendant du service après-vente.

Global: Le logiciel retenu doit couvrir un spectre fonctionnel nécessaire à la gestion et à l’épanouissement de vos salariés. Cette gestion doit passer par ce qu’on appelle, le core-RH, c’est-à-dire les 4 principaux modules cités préalablement.

Evolutif : Votre logiciel doit grandir avec vous, se développer avec vous, c’est-à-dire qu’il doit vous proposer un panel fonctionnel modulable et évolutif en fonction de vos besoins.

En résumé, il est donc très important de faire un bilan des besoins présents et à venir en termes de gestion de vos salariés en vous limitant au strict nécessaire, c’est-à-dire ce qui va vraiment contribuer à vous faire gagner du temps, ou dit autrement, ce qui vous permettra d’éliminer les tâches à faible valeur ajoutée qui font perdre du temps aujourd’hui à votre entreprise.

Retenez cette phrase : « le mieux est l’ennemi du bien »

 

 

Un SIRH sécurisé, RGPD compliant

 

La nouvelle loi européenne impose, depuis le 25 mai 2018 que les différents partenaires sociaux (clients-fournisseurs), soient respectueux des données collectées et utilisées uniquement à des fins telles que définies dans le contrat.

Ainsi, la solution retenue doit vous garantir :

  • La sécurité et la traçabilité optimale des données
  • Le cryptage des informations qui transitent sur internet (https)
  • La sauvegarde régulière des données : base de données cryptées à froid, séparation des données nominales et des données personnelles
  • Des tests réguliers d’intrusion et de sécurité
  • Une haute disponibilité (SLA)
  • Des backups, des sauvegardes

 

 

Un SIRH ouvert

Le SIRH choisi viendra agrandir le parc de logiciels existant dans votre système d’information, c’est-à-dire qu’il traitera des données, pour certaines, communes à celles déjà traitées par d’autres logiciels déjà en place.

Ainsi, il est donc nécessaire que ce SIRH soit capable de vous fournir un ensemble de web services et connecteurs nécessaires à la fluidification du passage d’informations d’un système à un autre.

Par exemple, un SIRH traitant du workflow des congés et des absences doit être capable d’envoyer des informations à votre logiciel de paye pour la préparation des bulletins de salaire.

Un SIRH avec des CGV claires, lisibles (et sans engagement)

Une information importante dont on ne tient pas compte de prime abord, c’est le contrat et les conditions générales de vente. En effet, tous les acteurs SIRH d’aujourd’hui « verrouillent » leurs clients en leur imposant un contrat d’engagement sur au moins un an, voire pour certains, sur 3 ans.

Il existe néanmoins un seul acteur qui n’engage pas ses clients et applique les tarifs les plus compétitifs du marché à travers une solution simple et efficace : il s’agit de la société Azuneed RH. En effet, nous avons pris le parti de n’engager nos clients que par le biais d’un service de qualité, une solution simple, qui naturellement, va les fidéliser à travers la satisfaction et le gain de temps qu’ils peuvent trouver dans l’utilisation de notre SIRH.

 

 

En résumé, une petite checklist :

  • Ergonomie
  • Simplicité
  • Design moderne et agréable
  • Accessibilité, notamment via des applications dédiées sur les mobiles
  • Rapport qualité / prix
  • Fonctionnalités : un périmètre fonctionnel complet, sans pour autant que ce soit une « usine à gaz »
  • Engagement : de préférence une solution sans engagement pour une totale liberté
  • Exportation et intégration vers le SI
  • Accompagnement et support : consultants dédiés, contact par mail, téléphone et chat
  • Hébergement : privilégier un hébergement sécurisé en France
  • Autonomie de paramétrage : maîtriser l’ensemble du paramétrage, y compris les paramètres de service

À vous de jouer maintenant, forts de tous ces conseils, pour trouver le SIRH de vos rêves !