Les 4 raisons qui poussent à automatiser la gestion des congés et absences

Les RH et leur gestion est un élément clé dans les entreprises. Aujourd’hui, il est plus que nécessaire voire indispensable d’automatiser leur gestion.
Multitudes de solutions numériques sont proposées aux entreprises nécessitant des développements spécifiques à chaque client, des formations, plusieurs solutions logicielles ne se parlant pas entre elles, l’ergonomie compliquée à appréhender.

Dans les TPE/PME de moins de 50 salariés, l’absence de personne dédiée à la gestion RH est fréquemment constatée. Le dirigeant est souvent la personne qui gère ces aspects :

• Manque de compétences RH
• Les informations ne sont pas regroupées dans un environnement unique
• Consommation importante de temps
• Les logiciels disponibles pas véritablement adaptés aux TPE/PME de petites tailles (celles-ci n’ayant pas besoin de tous les modules …)
• Les coûts apparents trop importants pour l’usage et le service rendu
• La dépendance vis à vis du fournisseur sur l’engagement contractuel et la récupération des données.

Certaines études font ressortir les 4 principaux arguments qui poussent le chef d’entreprise ou le responsable des ressources humaines à automatiser la gestion des ressources humaines. Une interview a été faite et voici ce qu’il en ressort :

« Nous perdons trop de temps à faire des aller-retours »

Mes salariés font trop d’aller-retours dans la récupération de leurs soldes de congés. Trop d’échanges avec leur responsable d’équipe, avec le responsable des ressources humaines pour, au final, aucune valeur ajoutée pour mon entreprise. Une perte de temps considérable.

Bons nombres d’entreprises sont encore aujourd’hui à l’ère papier. Le planning Excel commence à avoir ses limites dès lors que le besoin d’automatisation de la gestion se fait ressentir, besoin de rendre autonomes les salariés dans la consultation de leurs soldes de congés, la validation par les managers des demandes de leurs équipes, dans la mise à jour de leurs données personnelles par le salarié, dans la consultation de leurs documents personnels, dans la génération des bulletins de salaires. Automatisez toutes ces tâches vous permet d’économiser au moins 30% du temps.

« Notre planning des congés du personnel n’est pas à jour »

Pour gérer au quotidien le planning des congés du personnel, il est nécessaire, voire indispensable d’avoir une vision macroscopique des présences et absences des salariés encore plus en période de vacances scolaires où la planification des activités devient quasi impossible.

Avoir un planning des congés et absences à jour en temps réel devient presque vitale à la gestion des salariés au quotidien ; pouvoir connaitre les présences permet au manager de positionner ses équipes de la manière la plus optimale possible, tout ceci en bonne intelligence grâce à la validation via un circuit de d’approbation.

« Mes salariés se plaignent de la non fiabilité des informations de leurs soldes affichées sur leur bulletin de paie »

Souvent dans les entreprises, les informations affichées dans le bulletin de salaire ne correspondent pas au réellement consommés par le salarié. Cela peut soulever des doutes dans les esprits. Il est important de pouvoir, en temps réel mettre à jour les informations mentionnées dans le bulletin de salaire.

Un outil de gestion des congés et absences peut, non seulement automatiser la gestion des RH, mais aussi permettre d’envoyer en temps réel les données de paye afin de générer les bulletins de salaires, sans risque d’erreurs et de ressaisies. Les soldes de congés sont à jour sur le logiciel mais aussi dans les bulletins de salaire.

« Nous éprouvons des difficultés à faire un solde de tout compte sans erreur »

Du manque d’automatisation du calcul des congés et absences, du cumul automatique des droits acquis, de la non traçabilité des échanges, s’en suit l’impossibilité de faire un solde de tout compte sans erreur, voire le risque de se retrouver au prud’homme avec le salarié et de se confronter aux conséquences qui s’en suivent.

Un logiciel de gestion automatique des congés et absences vous garantit une traçabilité sans faille des informations, un calcul sans erreur de l’indemnité des congés payés et d’une transparence complète vis à vis de vos salariés. Le solde de tout compte peut être effectué rapidement afin de satisfaire toutes les parties. Le logiciel conserve ad vitam æternam les informations et vous permet de vous prémunir des risques.

Vous l’avez compris, il est indispensable d’automatiser la gestion des congés et absences dans votre entreprise pour un gain de temps avéré de plus de 30% et une réduction de 100% des risques de litiges.

Alors qu’attendez vous ?