Un registre du personnel est un document d’information que doivent renseigner toutes entreprises ou établissements embauchant des salariés. Il doit faire apparaître tous les mouvements du personnel au travers de certaines informations légales, à savoir les noms et prénoms des salariés, leur matricule ainsi que leurs dates d’embauche et de départ de l’entreprise. Il peut être tenu dans un simple cahier, dans un registre type, vendu en papeterie ou bien au format numérique.

Quelles sont les informations obligatoires à mentionner dans le registre unique du personnel ?

• Nom de naissance, nom du salarié et prénom
• Date d’enregistrement du salarié dans le registre : cela correspond en général à la date d’embauche ou date de changement de type de contrat : CDD à CDI
• Le matricule du salarié dans l’entreprise : C’est un numéro interne propre à l’entreprise. Cela va du plus simple avec une numérotation chronologique par date d’embauche : 0001, 0002, … au plus compliqué avec des numéros associant ordre d’entrée et informations annexes 0001/CH32
• La date de naissance du salarié
• Son sexe
• Sa nationalité
• S’il est travailleur étranger : si votre salarié est un travailleur étranger, il faudra faire apparaître le type de document l’autorisant à travailler en France ainsi que le numéro du document
• La fonction du salarié dans l’entreprise
• Sa qualification : Cadre, Non cadre, Agent de maîtrise, Employé qualifié, … (plus de détails sur les qualification cf. Annexe de l’article)
• Sa date d’entrée dans l’entreprise
• Sa date de sortie de l’entreprise
• Son type de contrat : CDD, CDI, Interim, …
• Son taux d’activité : temps plein, temps partiel, …

Doit-on mentionner les stagiaires dans le registre du personnel ?

La réponse est oui, les stagiaires doivent eux aussi être mentionnés dans le registre du personnel ; ils peuvent figurer dans une partie spécifique du document.

Pendant combien de temps après son départ de la société, le salarié doit-il apparaître dans le registre ?

5 ans après sa date de départ, le salarié parti de la société doit figurer dans le registre du personnel

Qu’est-ce que je risque si je n’ai pas ce document ou bien s’il n’est pas à jour ?

Ce document de registre du personnel est obligatoire et doit être présenté à chaque contrôle de l’Inspection du Travail ou de l’Urssaf sous peine de sanction pénale de 4ème classe allant jusqu’à 750€ par salarié.

Puis-je tenir un registre unique personnel au format numérique ?

La réponse est oui. La loi autorise la tenue de votre registre au format numérique, Excel ou autre. Le fait de passer par un logiciel de gestion des ressources humaines vous garantit la mise à jour en temps réel de ce document.

Dois-je y mentionner le numéro de sécurité sociale ?

Non, la CNIL interdit la mention du numéro de sécurité sociale (NIR) dans le registre unique du personnel. Cette information personnelle ne doit pas figurer dans ce document.

Annexe :

Grille de classification des qualifications professionnelles